Protocole

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PRÉSENTATION

Chrono-Saguenay est un organisme sans but lucratif (OSBL NEQ 1168116250) mis en fonction en septembre 2011. Sa mission est d’offrir un service de chronométrage électronique aux organisateurs de compétitions de course à pied et de marche. Chrono-Saguenay est issu d’une volonté d’offrir principalement aux arrondissements de Ville de Saguenay un service de chronométrage moderne, rapide et surtout concurrentiel. L’organisme établira une tarification viable afin de maintenir en bon état de fonctionnement les équipements de haute technologie qu’il aura à sa charge pour une période de dix (10) ans.

Mario Boily est la personne responsable tel que stipulé dans le protocole d’entente à l’adresse suivante :

     105-1923, rue des Hiboux
     Chicoutimi (Québec) G7H 7S3
     Téléphone résidence : (418) 543-1215
     Téléphone portable :(418) 590-9612
     mboily@videotron.ca

RÉSERVATIONS

Depuis le 1er janvier 2016, la politique de réservation se réalise comme suit :

  1. Les réservations débutent le 1er janvier pour l’année en cours.
  2. Les organisateurs de Ville de Saguenay auront priorité sur toutes les autres municipalités pour réserver leur date jusqu’au 20 janvier.
  3. À partir du 21 janvier, c’est la politique du premier réservé (avec garantie de 50 $) peu importe la municipalité de l’évènement. Une réservation sans garantie est considérée non officielle (non confirmée) et celle-ci peut être délogée par une autre organisation et ce, sans préavis.
  4. Une réservation peut se faire sur plusieurs années si les dates sont connues. Un changement de date sera accepté uniquement si la nouvelle date est libre.
  5. Les organismes sont responsables de réserver les services de chronométrage de Chrono-Saguenay à partir de l’ouverture des réservations.
  6. La réservation doit être accompagnée d’une garantie de 50 $ (non remboursable en cas d’annulation) qui sera déduite de la facture.

PÉRIODE D’ACTIVITÉ

Afin de prolonger la durée de vie l’équipement, il n’y aura pas de service de chronométrage pour les quatre (4) mois d’hiver de novembre, décembre, janvier et février. L’expérience s’est avérée non rentable avec l’usure prématurée des tapis électroniques.

TARIFICATION

Inscriptions

  • 1,25 $ par coureur aux courses de plus de 3 km
  • 0,75 $ par coureur aux courses de 3 km et moins
  • 2,00 $ par coureur au marathon et Ultra-Trail (pour tous les participants)
  • 0,50 $ par coureur dans les écoles primaires
  • 0,60 $ par coureur dans les écoles secondaires

Le tarif de base minimum par événement est établi comme suit :

  • 400 $ pour toutes les courses de 21,1 km et moins
  • 500 $ pour un marathon
  • 500 $ pour les défis sportifs (courses à obstacles et défis, présence de boue ou autres polluants)

    IMPORTANT
  • Si la durée de l’activité dépasse 5 heures de chronométrage continu, le tarif est majoré de 50 $ de l’heure arrondie en supplémentaire.

Exemples

  • Exemple 1 : Course ordinaire de 200 adultes et de 200 jeunes
    (200 x 1,25 $) + (200 x 0,75 $) = 250 + 150 = 400 $ (tarif minimum de 400 $ atteint)
  • Exemple 2 : Course ordinaire de 100 adultes + 100 jeunes
    (100 X 1,25 $) + (100 X 0,75 $) = 200 $ (tarif minimum de 400 $ s’applique)
  • Exemple 3 : Marathon : 200 adultes inscrits au marathon, au ½ marathon et au 10 km
    (200 X 2 $) = 400 $ (tarif minimum de 500 $ s’applique)
    Si le chronométrage dure 8 heures, (3 X 50 $) + 500 $ = total de 650 $

FRAIS DE DÉPLACEMENT

  • Des frais de déplacement de 0,75 $ par kilomètre sont exigés pour tous les évènements.
  • Les frais de déplacement incluent aussi le temps de déplacement.

PUCES ÉLECTRONIQUES

  • Les puces sont fournies gratuitement à l’organisateur.
  • Les attaches autobloquantes ou attaches à tête d’équerre (tie wraps) sont vendues 20 $ pour 1 000 unités.
  • Les épingles de sûreté sont vendues 25 $ la boîte de 1440 unités (360 coureurs).
  • L’organisateur est responsable de fournir des bénévoles en nombre suffisant pour la récupération des puces après chacune des courses.
  • Les pinces coupantes pour détacher les puces sont fournies par Chrono-Saguenay.
  • Des frais de 25 $ seront exigés à l’organisateur pour chacune des puces perdues, cassées, rendues inutilisables et/ou non récupérées.
  • Le système est parfaitement compatible avec les puces qui se collent derrière le dossard. Il en coûte 3,00 $ par unité et les puces-dossard doivent être réservées au moins 4 mois à l’avance.

EXIGENCES

  • L’organisateur devra fournir une prise de courant électrique fiable au site d’arrivée. Un câble électrique de 100 pieds peut être prêté sur demande.
  • L’organisateur doit fournir un abri (tente) avec une table et une chaise afin de protéger l’équipement contre les intempéries. 
  • L’organisateur installera des barrières et des corridors d’arrivée pour sécuriser les passages sur les tapis lecteurs.

RESPONSABILITÉS

  • « Chrono-Saguenay » imprimera les résultats pendant et/ou après la course à la demande de l’organisateur.
  • Une copie électronique (format PDF) sera fournie après la course, si demandée.

TYPES DE CHRONOMÉTRAGE OFFERTS

Il y a trois (3) principaux types de chronométrage au choix de l’organisateur :  

  1. « PUCE TIME » est le système de départ et arrêt sur tapis.
    C’est le système utilisé le plus fréquemment lorsque les parcours sont uniformes : aller & retour, des boucles uniformes.
  2. « GUN TIME » est le système arrivée seulement sur le tapis. Le départ se fait ailleurs que sur la ligne d’arrivée.
  3. « WAVE TIME » est le système avec plusieurs départs différents sur GUN TIME.

Avant de finaliser votre parcours et d’arrêter votre choix, contactez-nous afin d’obtenir des conseils qui vous permettront de vous simplifier la vie.

INSCRIPTION DES PARTICIPANTS

L’expérience démontre que les erreurs d’inscriptions sont la cause principale du retard de sortie des résultats et pour être efficace, le système exige des données fiables.

Aussi, les services d’une personne compétente et responsable sont exigés lorsqu’il y aura des inscriptions sur place.

Cette personne traitera toutes les données des préinscriptions ainsi que les inscriptions sur place dans un fichier en format texte CSV.

L’organisateur devra s’entendre avec cette personne sur le prix exigé. Ce montant sera ajouté à la facture principale de Chrono-Saguenay.

Personne à contacter :

     Pierre Bergeron
     2120, Dubuisson, Jonquière (Québec) G7S 2B4
     (418) 548-8221
     pier_bergeron@videotron.ca         

Le fichier des inscriptions, qu’elles soient prises en ligne ou autrement, sera en format Excel et fourni par l’organisateur. Il comprendra obligatoirement les éléments suivants :

  • Nom, Prénom, Club ou Équipe, Numéro de dossard et Ville.
  • Sexe =  F ou M
  • Date de naissance = 1954/12/31 (format obligatoire aaaa/mm/jj)
  • L’adresse complète, le numéro de téléphone et l’adresse courriel ne sont pas obligatoires, mais sont particulièrement utiles pour améliorer la récupération des puces perdues ou non récupérées ou encore pour corriger les résultats. L’adresse courriel est particulièrement utile pour la transmission des résultats aux participants ou pour corriger des erreurs lors de l’inscription.

N. B. : Dans le cas où l’organisation voudrait s’occuper elle-même de prendre les inscriptions sur place, un fichier gabarit Excel est fourni pour faciliter la saisie correcte des données.

LOCATION D’ÉQUIPEMENT

Les équipements qui suivent ne sont pas loués en dehors et/ou séparément du service de chronométrage à moins d’entente préalable.

  • Location d’une arche gonflable : 75 $ pour le transport et l’installation.
  • Location d’un chronomètre afficheur : 75 $ pour le transport et l’installation .